Dossier de consultation / DAF et DSI
Business Central : préparer les E-Documents
Préparez Business Central France avec version, E-Documents, données tiers, transmission et tests, sans confondre export et chaîne complète.
Mis à jour le .
Partir de la version et de l’extension installées
La documentation de Microsoft sur la facturation électronique en France, mise à jour en juin 2026, décrit une extension nommée E-Reporting FR. Elle génère des factures UBL 2.1 conformes à Peppol BIS 3.0 ou des factures hybrides Factur-X (PDF/A-3 avec XML CII intégré) au niveau de profil EN 16931, et importe automatiquement les factures Factur-X et UBL reçues dans les documents d’achat. Une fois la configuration faite, les factures validées sont exportées au format choisi et envoyées par le cadre E-Documents vers la plateforme agréée.
Relevez la version de Business Central, le mode d’hébergement, les extensions installées et les personnalisations qui touchent les clients, les fournisseurs et les documents. Les fonctions documentées pour une version ne sont pas présentes partout.
Préparer les données entreprise et tiers
L’extension exige des données précises : le SIREN de l’entreprise, dans le champ numéro d’enregistrement, et son SIRET doivent être renseignés, sans quoi l’export est refusé. Chaque client doit avoir une adresse électronique de facturation et un schéma d’adresse (SIRET, SIREN ou e-mail). Si l’adresse est vide, le système utilise le numéro d’enregistrement du client, tronqué à 14 caractères, avec le schéma SIRET ; à défaut de cette valeur, la validation d’export signale une erreur. La même configuration vaut pour les fournisseurs dont vous voulez importer les factures.
Le mapping distingue les identifiants de l’entreprise, ceux du client et les informations de réception. Une fiche apparemment complète peut contenir une valeur inadaptée au parcours choisi : une donnée par défaut doit être expliquée et validée, et ne masque pas une absence.
Configurer le service et les workflows
Il faut créer un service E-Document par format (Peppol BIS 3.0 FR ou Factur-X FR), un workflow par format avec une condition sur le code du service, un profil d’envoi de documents et l’affectation de ce profil aux clients. Sans condition sur le workflow, les deux formats se déclenchent pour chaque document, avec un risque d’erreur ou d’export en double : c’est un point de recette. Le service d’intégration se règle sur le connecteur de votre plateforme agréée, ou reste sans intégration pour un export manuel.
Le format Factur-X produit un PDF, et non un XML brut : le fichier XML est joint au PDF, et l’extension ajoute les mentions légales françaises requises sur la facture. Demandez où s’effectuent validation et conversion, et quelle réponse remonte dans le workflow de l’ERP : une fonction d’export ne démontre ni la réception par le destinataire ni le retour des réponses.
Faire valider le workflow par les utilisateurs
Construisez une recette qui part d’un document fictif validé dans votre processus : fichier généré, données transmises, statut visible dans la fiche E-Document (par exemple Exporté, Envoyé, Approuvé), journal d’export, d’envoi et d’acceptation. Testez une donnée de routage absente, un avoir et une interruption après envoi. Pour les fournisseurs, testez le rapprochement avec le fournisseur (par GLN, numéro de TVA ou nom et adresse) et un doublon d’import. Si une étape reste manuelle, notez-la dans le parcours d’exploitation plutôt que de la présenter comme automatisée.
Préparer les mises à jour et la réversibilité
Une mise à jour de Business Central ou de l’extension peut modifier le raccordement. Demandez une stratégie de tests et une responsabilité par composant, et gardez les jeux fictifs, le mapping et les références techniques pour rejouer la recette. Examinez l’export des données et des journaux : la possibilité de changer de plateforme ne doit pas dépendre d’un réglage accessible au seul prestataire. Le contrat distingue maintenance, nouvelle demande et évolution d’interface.
Grille à joindre à la consultation
| Point | Preuve à demander |
|---|---|
| Installation | Version, hébergement et extensions inventoriés, avec documentation Microsoft correspondant au périmètre. |
| Tiers | Champs d’identité et d’adressage reliés au mapping et aux contrôles, pour clients et fournisseurs. |
| Service | Format, profil et plateforme identifiés séparément de la fonction de génération des documents. |
| Workflow | Émission, réponses et import testés par les comptables sur des cas représentatifs. |
| Mise à jour | Responsable des extensions, jeux de régression et récupération des configurations prévus au contrat. |
Livrable attendu
Le dossier de consultation comporte la fiche Business Central et la liste des extensions de facturation. Joignez des jeux fictifs et les workflows que la comptabilité veut conserver. Demandez une démonstration dans un environnement représentatif avec le retour des réponses. La décision doit mentionner les opérations restant manuelles et les dépendances à des licences ou services tiers. Un export XML réussi n’est qu’une preuve parmi celles nécessaires au raccordement complet.