Dossier de consultation / DAF et DSI
FAQ : facture électronique dans un ERP existant
Réponses aux questions des DAF et DSI sur calendrier, Peppol, ERP, plateformes, budget et recette de la facture électronique.
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Faut-il changer d’ERP pour la facture électronique ?
Pas nécessairement. Il faut d’abord identifier la version de l’ERP et les interfaces disponibles : une API, un connecteur de l’éditeur ou un export de factures validées peuvent suffire pour se raccorder à une plateforme agréée. Une passerelle ne corrige pas une donnée absente dans la source, par exemple le SIREN du client. Demandez une comparaison des options, avec les tâches qui resteront manuelles, et une démonstration sur votre environnement.
Quelles sont les échéances de la réforme ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. À la même date, les grandes entreprises et les ETI doivent émettre leurs factures par une plateforme agréée et transmettre leurs données de transaction et de paiement (e-reporting). Les PME, TPE et microentreprises sont soumises à l’émission et à l’e-reporting à partir du 1er septembre 2027. Ce calendrier est fixé par l’article 91 de la loi de finances pour 2024.
Comment savoir si je suis une PME ou une ETI ?
La taille s’apprécie par unité légale (SIREN), sur le dernier exercice clos avant le 1er janvier 2025. Microentreprise : moins de 10 personnes et moins de 2 M€ de chiffre d’affaires ou de total de bilan. PME : moins de 250 personnes et moins de 50 M€ de chiffre d’affaires ou 43 M€ de total de bilan. ETI : moins de 5 000 personnes et moins de 1 500 M€ de chiffre d’affaires ou 2 000 M€ de total de bilan. Au-delà, grande entreprise. L’outil en ligne de la DGFiP donne vos dates en quatre questions.
Que risque une entreprise qui n’est pas prête ?
La loi de finances pour 2026 prévoit 50 € par facture non émise électroniquement et 500 € par transmission de données omise, avec un plafond de 15 000 € par année civile pour chacune. Pour l’absence de plateforme de réception, une mise en demeure de trois mois précède une amende de 500 €, puis de 1 000 €. Une première infraction (sur l’année civile en cours et les trois précédentes) réparée spontanément ou dans les trente jours d’une première demande de l’administration n’est pas sanctionnée. Le guide de démarrage de la DGFiP indique que les sanctions ne sont pas appliquées automatiquement aux entreprises en difficulté réelle, documentée et suivie de corrections, sans report de l’obligation.
Peppol suffit-il pour couvrir la réforme française ?
Non. Peppol est un réseau d’échange dont les prestataires sont des points d’accès, alors que la réforme impose de passer par une plateforme agréée, immatriculée par l’État. Votre entreprise n’a pas à devenir point d’accès ni à signer de convention avec l’autorité Peppol, qui est la DGFiP. Demandez quelle plateforme agréée porte vos flux, par quel point d’accès et vers quelles destinations testées.
Plateforme agréée, PDP, PPF : quelle différence ?
La plateforme agréée est le nouveau nom de la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) : un opérateur immatriculé par l’État qui émet, transmet et reçoit les factures et transmet les données à l’administration. Le portail public de facturation (PPF) n’achemine pas de factures : il conserve l’annuaire et le concentrateur de données. La DGFiP publie la liste des plateformes en deux listes, selon que les tests d’interopérabilité sont passés ou en attente.
Quelles mentions nouvelles la facture électronique exige-t-elle ?
Quatre : le SIREN du client, la catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou opération mixte), l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits et l’adresse de livraison si elle diffère de celle du client. Elles s’ajoutent aux données habituelles. Identifiez leur source dans l’ERP avant la recette.
Qu’est-ce que le e-reporting ?
C’est la transmission à l’administration, par la plateforme agréée, des données de transaction (ventes aux particuliers, opérations avec l’étranger) et, pour les prestations de services et les acomptes, des données de paiement. Il suit le calendrier de l’émission : septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, septembre 2027 pour les autres. Les périodicités dépendent du régime d’imposition.
Quels statuts de facture l’ERP doit-il suivre ?
Quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Un rejet est un incident à corriger et à retransmettre ; un refus est posé par l’acheteur, avec un motif. L’ERP doit afficher ces statuts, alerter la bonne personne et renvoyer l’encaissement, que le fournisseur indique lui-même.
Une facture reçue par e-mail reste-t-elle valable ?
Selon le guide de démarrage de la DGFiP, une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier ne doit pas être écartée au seul motif qu’elle n’a pas suivi le circuit électronique, si elle correspond à une opération réelle : le droit à déduction de la TVA n’est pas automatiquement perdu. Le fournisseur soumis à l’obligation d’émission peut être invité à la régulariser par sa plateforme, sans que ce soit une condition du paiement. Veillez à ne pas payer deux fois.
Comment comparer les coûts du projet ?
Séparez audit, mapping, raccordement, recette, licences et maintenance. Demandez les unités de facturation et les exclusions, puis comparez sur une durée commune avec vos volumes. Une ligne non chiffrée n’est pas une gratuité. Le simulateur additionne vos hypothèses sans proposer de prix de marché. Ajoutez les conditions de sortie et la charge de vos équipes au dossier d’achat.
Combien de temps conserver les factures ?
La fiche Service Public indique dix ans à compter de la clôture de l’exercice pour les pièces justificatives comptables, dont les factures, et un délai fiscal de six ans avec ses cas particuliers. Le portail d’une plateforme est un espace de consultation, pas nécessairement un dispositif d’archivage : demandez le périmètre, l’index et la restitution, et testez un export relu dans un outil indépendant avant l’achat.
Quels tests demander avant la bascule ?
Émission, réception, avoir et cas particuliers de votre activité, puis une donnée absente, un doublon et une interruption après transmission. Le résultat doit montrer les documents, les réponses et l’état final dans l’ERP. La DAF valide les conséquences comptables, la DSI le parcours technique, et le procès-verbal conserve les réserves.
Le diagnostic transmet-il mes réponses ?
Non. Le diagnostic fonctionne dans le navigateur et ne transmet rien. Le report du résumé dans le formulaire est une action volontaire : le message reste modifiable et le consentement reste à donner. Vous pouvez aussi imprimer le résultat sans préparer de demande. Évitez toute donnée sensible dans les champs de description.
Qui réalise la mission après la demande ?
Flux ERP est un service de mise en relation : nous transmettons votre demande à un prestataire partenaire, qui précise le périmètre, établit son devis et réalise la mission selon son contrat. Le choix et l’engagement vous appartiennent. Vérifiez avant signature ses références sur votre ERP, ses assurances, ses responsabilités et ses conditions financières.