Dossier de consultation / DAF et DSI
Réception fournisseurs : raccorder les factures ERP
Préparez la réception fournisseurs dans l’ERP : adressage, import, rapprochement, doublons et circuit de validation comptable.
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Une obligation qui ne dépend pas de la taille
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme doivent être en capacité de recevoir des factures électroniques, par l’intermédiaire d’une plateforme agréée, quelle que soit leur taille. Une PME dont l’émission ne commence qu’au 1er septembre 2027 n’est donc pas dispensée : sa réception est due dès maintenant. Le guide de démarrage de la DGFiP précise la conduite de l’entreprise qui n’a pas encore désigné de plateforme : engager la démarche sans attendre, directement auprès d’une plateforme agréée ou par son logiciel de gestion, son expert-comptable, sa banque ou un autre prestataire, sans interrompre l’activité ni bloquer les paiements, et conserver les échanges qui prouvent la démarche.
Sans plateforme de réception, la loi prévoit une mise en demeure de trois mois avant une amende de 500 euros, puis de 1 000 euros, renouvelable tous les trois mois tant que la situation n’est pas régularisée.
Ce qu’une facture reçue autrement devient
Le guide de démarrage est clair : une facture reçue par e-mail, en PDF ou sur papier ne doit pas être écartée au seul motif qu’elle n’a pas suivi le circuit électronique, dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et comporte les informations nécessaires. La réforme ne modifie pas les règles de fond sur la dette, le paiement, la comptabilisation ni le droit à déduction de la TVA. Le destinataire peut demander au fournisseur soumis à l’obligation d’émission de retransmettre la même facture par le circuit électronique, mais cette demande n’est pas une condition de traitement ni de paiement et ne doit pas servir à différer un règlement dû.
Du portail de la plateforme à l’ERP
Recevoir sur le portail n’est pas recevoir dans l’ERP. Faites décrire le parcours depuis la plateforme jusqu’à la validation interne : qui est notifié, comment la facture arrive dans les achats, quelles données alimentent les champs comptables et lesquelles restent seulement lisibles dans la pièce. Une facture présente sur le portail mais absente de l’ERP représente un traitement manuel : l’offre doit dire lesquelles des étapes sont automatiques et lesquelles restent manuelles.
Inventoriez les personnes morales et les établissements qui reçoivent des factures, les circuits des achats et de la comptabilité, et le responsable autorisé à modifier les adresses de réception. Un changement d’organisation, une fermeture d’établissement ou un changement de plateforme exige une mise à jour contrôlée.
Rapprocher avec les commandes et les réceptions
Fournisseur, commande et réception sont les références du contrôle. Vérifiez comment l’ERP les reconnaît et quels écarts demandent une intervention : un montant correct ne suffit pas si la facture est associée à la mauvaise commande. Testez une facture à plusieurs lignes, une référence de commande absente et une pièce jointe nécessaire au traitement. Les contrôles de TVA et d’imputation relèvent du circuit comptable de l’entreprise.
Éviter les doublons
Une même facture peut arriver plusieurs fois : relance technique, régularisation, réception par un autre canal. Le guide de démarrage demande de comparer le numéro de facture, le fournisseur, le client, la date, les montants hors taxe, de TVA et TTC, et les statuts associés. Si ces éléments concordent, désignez une facture de référence, poursuivez le circuit de validation ou de paiement sur elle seule, et marquez les autres exemplaires comme copies. Il ne s’agit pas de refuser la facture mais d’éviter un double paiement, une double comptabilisation ou une double déduction de TVA.
La détection ne doit pas reposer sur un nom de fichier : elle utilise l’entité, le fournisseur et le numéro. Testez un lot traité partiellement et une interruption après création de la facture dans l’ERP : la reprise doit savoir ce qui a déjà été importé.
Valider, contester, refuser
Sur la plateforme, l’acheteur peut refuser une facture, avec un motif, si elle ne correspond pas au contrat ou comporte des erreurs ; le fournisseur en est informé. Ce refus est distinct de la décision de payer et de l’acceptation commerciale : décidez dans l’ERP quel statut correspond à quelle étape (reçue, contrôlée, bonne à payer, refusée) et qui peut poser le refus. Organisez un scénario avec le comptable pour un avoir fournisseur, une erreur de destinataire et une pièce liée à plusieurs commandes.
Grille à joindre à la consultation
| Point | Preuve à demander |
|---|---|
| Réception | Plateforme et entité destinataire identifiées, avec responsable de l’adresse et procédure de changement. |
| Import | Champs réellement alimentés dans l’ERP distingués des informations simplement visibles dans la pièce. |
| Rapprochement | Fournisseur, commande et réception vérifiés dans les cas de test définis par les achats. |
| Doublon | Critères documentés et reprise après import partiel exécutée sans seconde création comptable. |
| Validation | Décision métier et réponse technique séparées, avec file d’attente attribuée à une équipe. |
Livrable attendu
Préparez un parcours de recette à partir d’une facture fictive représentant votre circuit fournisseur. Faites constater le routage, l’import, le rapprochement et la décision interne. Ajoutez un doublon et un avoir fournisseur pour observer les exceptions. Demandez que la documentation explique comment retrouver une pièce non importée et qui peut autoriser sa reprise. Les tâches restant manuelles doivent être indiquées dans le devis pour que la comptabilité puisse dimensionner son organisation.