Dossier de consultation / DAF et DSI
Multi-sociétés : gouverner la facture électronique
Préparez entités, établissements, accords, droits et adresses de réception pour la facture électronique d’un groupe multi-sociétés.
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Partir des personnes morales
La gouvernance multi-sociétés concerne les identités juridiques, les responsabilités et les droits. Elle se distingue de l’architecture multi-ERP, qui traite les applications et leurs connexions. Une entreprise peut avoir plusieurs entités dans un seul ERP ou plusieurs applications pour une seule entité. Documentez ces deux dimensions séparément pour éviter qu’un paramètre technique remplace une décision juridique.
Inventoriez les personnes morales et leurs établissements, puis les flux associés. Identifiez les représentants autorisés et les équipes comptables. Le calendrier et le champ applicables doivent être vérifiés par entité avec les responsables compétents. Ne supposez pas qu’une appartenance à un groupe rend toutes les situations identiques. Les textes officiels et la documentation DGFiP servent de référence ; le projet consigne la qualification retenue.
Définir l’organisation de réception
Les factures peuvent être traitées par une comptabilité centralisée ou par des équipes distinctes. Décrivez les circuits, les adresses et les éventuels besoins d’affectation. La personne morale destinataire doit rester identifiable. Une adresse fonctionnelle partagée ne doit pas rendre impossible le rapprochement avec l’entité concernée.
Les informations d’adressage sont à gérer avec les plateformes et selon le cadre applicable. Le décret de juillet 2026 prévoit l’accord formel pour leur actualisation ; l’organisation doit identifier qui peut le donner et pour quel périmètre. Faites conserver les documents de gouvernance dans un espace accessible aux personnes autorisées. Un changement d’établissement ou de réception demande une procédure connue, pas seulement une modification dans l’ERP.
Séparer les droits et les données
Une connexion commune ne doit pas donner automatiquement accès à toutes les factures du groupe. Définissez les rôles par entité et par fonction : consultation, correction, reprise et administration. Les droits techniques du connecteur et les droits des utilisateurs sont deux sujets distincts. Demandez leur description dans le dossier de sécurité et testez les restrictions.
La recette doit montrer qu’un utilisateur d’une entité ne consulte pas les documents d’une autre lorsque son rôle ne l’autorise pas. Vérifiez les exports et les journaux, qui peuvent contenir davantage d’informations que les écrans. Une erreur d’affectation doit être détectable et corrigible par un responsable habilité. L’historique conserve la trace de l’action sans exposer inutilement les documents.
Contrôler les flux intragroupe et les référentiels
Les pratiques intragroupe doivent être inventoriées comme des cas métier. Identifiez les émetteurs, destinataires et règles validées par la comptabilité. Ne présumez pas d’un traitement fiscal uniforme. L’intégrateur doit utiliser la qualification fournie par les responsables compétents et documenter les transformations. Les données de tiers ne doivent pas être copiées sans contrôle d’une entité à l’autre.
Un référentiel mutualisé peut améliorer la gestion des données, mais chaque information doit avoir une provenance et un propriétaire. Les changements doivent être évalués sur les flux concernés. Testez les numérotations similaires et les opérations avec plusieurs établissements. La clé de corrélation doit éviter que deux factures de sociétés différentes soient considérées comme un doublon.
Préparer les évolutions du périmètre
Une acquisition, une fusion ou une cession modifie le dossier de gouvernance. Préparez une procédure d’entrée et de sortie d’entité. Elle doit couvrir les accès, les adresses, les documents en cours et les historiques. Demandez comment les données peuvent être récupérées pour un périmètre donné sans exporter celles des autres sociétés.
Le contrat doit expliquer les licences et unités de facturation par entité, établissement ou usage selon l’offre. Un prix de groupe ne prouve pas une couverture illimitée. Conservez une liste des périmètres souscrits et des fonctions réellement testées. Chaque nouvelle entité doit faire l’objet d’une validation adaptée avant ouverture du flux, même si la connexion technique est réutilisée.
Grille à joindre à la consultation
| Point | Preuve à demander |
|---|---|
| Entité | Personne morale, établissements et représentants identifiés séparément des applications utilisées. |
| Adressage | Circuit de réception, périmètre des accords et responsable du changement documentés. |
| Droits | Consultation, correction et administration testées par entité, y compris dans les exports. |
| Référentiel | Provenance, propriétaire et effet d’un changement connus pour chaque donnée partagée. |
| Évolution | Entrée ou sortie d’entité préparée avec récupération ciblée et traitement des documents en cours. |
Livrable attendu
Le dossier de gouvernance doit être relu par la DAF, la DSI et les personnes responsables des entités. Ajoutez les règles de délégation et les preuves de restriction d’accès. Demandez au candidat un exemple d’export limité à une société et un scénario de changement de réception. Les situations fiscales particulières restent à qualifier avant paramétrage. La décision d’achat doit distinguer les fonctions mutualisées des responsabilités qui restent propres à chaque personne morale.